Använder ni AI, eller arbetar ni med AI?

En fråga värd att ställa i ledningsgruppen

Vi träffar många elitidrottsorganisationer, och frågan om AI dyker ständigt upp när vi diskuterar deras digitalisering och kommersiella utveckling. När vi frågar hur personalen, eller främst organisationen som helhet jobbar med AI blir svaret ofta “vi har ingen övergripande strategi”. Frågor såsom: Var hamnar informationen som klistras in, och hur tar nästa person del av det den förra lärde sig? Vilka verktyg använder ni som är AI-native? Hur föder era system varandra?, ger ofta vaga svar. Vi upplever att många medarbetare fortfarande använder olika verktyg, några på privata konton och några i gratisversioner, och flera börjar varje dag från noll.

Därför vill vi ställa en fråga som vi tror att fler ledningsgrupper inom idrotten behöver ta ställning till. Använder ni AI, eller arbetar ni med AI? Skillnaden kan låta liten, men den avgör om effekten stannar hos enskilda medarbetare eller blir en del av organisationens kunskap och immateriella egendom.

Från enskilda användare till ett gemensamt arbetssätt

Medarbetarna i idrottsorganisationer har ofta flera roller samtidigt, matchdagar och säsongsintensiva perioder styr kalendern och en stor del av arbetstiden går åt till att hålla alla intressenter nöjda. I den vardagen är tid den mest begränsade resursen, och just därför är det så värdefullt när AI används på rätt sätt.

När respektive medarbetare använder sig av verktyg isolerat skapas ingen skalbarhet. Kunskapen om vad som ger bra resultat sitter ofta hos den som testat sig fram. Kvaliteten varierar beroende på vem som skrivit prompten. När medlemsuppgifter, partneravtal eller interna underlag dessutom hamnar i verktyg som organisationen inte har godkänt uppstår frågor om dataskydd och GDPR.

Ett strukturerat arbetssätt vänder på det. Organisationen väljer tillsammans, bygger tillsammans och lär sig tillsammans. Då blir varje förbättring en tillgång för alla, inte bara för den som skapade den.

Har ni valt plattformar, eller har plattformarna valt er?

Den som följt vårt arbete vet att vi ofta lyfter hur systemval inom idrotten tenderar att styras av leverantörernas säljpitch snarare än verksamhetens behov. Samma mönster syns enligt vår mening kring AI. Nya modeller och tjänster lanseras i ett tempo som gör det svårt att hänga med, och det verktyg som råkade dyka upp först blir lätt det som används.

Vi rekommenderar att ni behandlar valet av AI-plattform som vilket annat strategiskt systemval som helst. Utgå från era behov och utvärdera sedan olika modeller och plattformar tillsammans med de medarbetare som faktiskt ska använda dem. Går det att bygga gemensamma projekt med delad kontext? Hur fungerar den ihop med de verktyg ni redan använder för dokument, e-post, CRM och Marketing Automation? Var lagras er data och vem har tillgång till den? Vad kostar det över tid när hela organisationen är med, och hur enkelt är det att byta om förutsättningarna förändras?

När valet är gjort köper ni licenser till en eller flera gemensamma plattformar för alla som ska använda dessa. Det är en kostnad att ta ställning till, men alternativet är en rad privata konton där organisationen varken har kontroll över informationen eller möjlighet att bygga vidare på det som fungerar.

Kontext är den verkliga effektiviseringen

Här finns, enligt vår erfarenhet, den största outnyttjade potentialen. De flesta som använder AI på egen hand inleder varje samtal med att förklara vem de är, vilken organisation de representerar, vem texten riktar sig till, vilken ton som gäller och hur resultatet ska se ut. Det tar tid, och resultatet blir ändå ofta generiskt eftersom verktyget saknar den bakgrund som en kollega hade haft.

Dagens AI-plattformar gör det möjligt att samla den bakgrunden i projekt med tydligt definierad kontext. Där lägger ni in er varumärkesplattform och tonalitet, era målgrupper, era erbjudanden inom biljetter, medlemskap och partnerskap, säsongens viktiga datum, mallar för återkommande dokument och den kunskap som annars ligger utspridd i mejlkorgar och mappar. När det är på plats räcker en kort prompt för att få ett utkast som redan låter som er organisation. Ett nyhetsbrev till årskortsinnehavare inför derbyt, en uppföljning efter ett partnermöte eller ett svar till en medlem som undrar över sin förnyelse kräver då en mening i stället för en halv sida.

Effekten är större än den tid som sparas per uppgift. Alla medarbetare får samma utgångspunkt när det gäller information, tonalitet och varumärke, och den som är ny i organisationen skriver med klubbens ton redan första veckan. När något förändras, som en ny partner, ett nytt erbjudande eller en justerad tonalitet, uppdateras kontexten på ett ställe och får genomslag i allt som produceras därefter.

Kontexten behöver förvaltas som vilken annan affärskritisk tillgång som helst, med en tydlig ägare och rutiner för att hålla den aktuell. AI blir bara så bra som den data och det sammanhang det får tillgång till.

Allt börjar med datakontroll

En AI-plattform som står isolerad från resten av verksamheten når bara en del av sin potential. Om dokumenten ligger i lokala mappar, informationen om supportrar och partners är utspridd i system som inte går att koppla ihop och arbetet sker genom att kopiera text fram och tillbaka, blir AI ännu ett verktyg bredvid alla andra.

Den verkliga effekten kommer när hela kedjan hänger ihop. När dokument, kalender, e-post, CRM och Marketing Automation finns i verktyg som kan kopplas till AI-plattformen på ett kontrollerat sätt, kan AI arbeta med verklig information. Därför är en del av vårt arbete att hjälpa organisationer att ställa om till verktyg som stödjer AI-användning, med tydliga regler för vilken information som får användas och av vem.

Det är samma princip som genomsyrar allt vi gör. Den som äger och kontrollerar sin egen data har också förutsättningarna att använda den, med eller utan AI.

Tiden som frigörs ska användas till något

Det finns en missuppfattning om att AI handlar om att göra samma sak med färre personer. Så ser vi inte på det, och det är inte heller vad idrotten behöver enligt oss. I en bransch där intäkterna i första hand går till den sportsliga konkurrensen har de flesta organisationer redan en slimmad bemanning med medarbetare som bär många roller.

Värdet ligger i att enklare uppgifter genomförs snabbare, så att tid frigörs till det som kräver människor. Det handlar om kreativt tänkande, relationerna med partners, upplevelsen för supportrar och medlemmar och utvecklingen av nya intäktsmöjligheter. Det är där tillväxten finns, och det är sällan där tiden hamnar i en vardag som präglas av att släcka bränder.

Hur långt har ni kommit?

Vi tror att frågorna nedan är en bra utgångspunkt för ett samtal i ledningsgruppen.

• 
  Har ni gemensamt utvärderat olika AI-modeller och plattformar och fattat beslut om vilken ni ska använda?
• 
  Har alla medarbetare som behöver det tillgång till samma plattform genom organisationens licenser?
• 
  Finns det projekt med definierad kontext kring varumärke, tonalitet, målgrupper och erbjudanden, och finns det någon som ansvarar för att hålla den aktuell?
• 
  Vet medarbetarna vilken information som får användas i AI-verktygen och vilken som inte får det?
• 
  Hänger era övriga verktyg ihop med AI-plattformen, eller sker arbetet genom att kopiera och klistra in?
• 
  Upphandlar ni rätt verktyg som möjliggör AI som linjerar med organisationens strategi och övriga AI-verktyg?
• 
  Vet ni vad den frigjorda tiden ska användas till, och följer ni upp effekten?

Om svaret på flera av frågorna är nej är ni i gott sällskap. De flesta idrottsorganisationer vi möter befinner sig i samma läge, med engagerade medarbetare som testat sig fram på egen hand, men utan en gemensam struktur att luta sig mot. Det är ingen kritik, utan ett konstaterande av var branschen står i dag. Skillnaden framåt kommer att gå mellan de organisationer som tar sig tid att bygga strukturen och de som fortsätter att lämna det åt var och en av medarbetarna.

Så hjälper vi er

Vi hjälper idrottsorganisationer att göra AI till en naturlig del av varje medarbetares vardag, och vi gör det enligt samma metodik som i våra övriga uppdrag, med analys, implementation och utvärdering.

Vi börjar med att kartlägga hur AI används i dag, av vem och var behoven är störst, och identifierar de användningsområden som skapar mest värde för respektive roll. Därefter leder vi utvärderingen av modeller och plattformar utifrån era behov. När valet är gjort bygger vi tillsammans med er upp den kontext som gör skillnad i vardagen, tar fram riktlinjer för ansvarsfull hantering av data och hjälper er att ställa om till verktyg som får hela kedjan att hänga ihop. Genom praktisk utbildning säkerställer vi att arbetssättet blir kvar i organisationen, och vi följer upp effekten i form av sparad tid, ökad leverans och påverkan på försäljningen.

Målet är detsamma som i allt vi gör. Vi ska lämna efter oss en organisation som står stadigare på egna ben, där enklare uppgifter går snabbare och där medarbetarna får mer tid till det som faktiskt skapar resultat.

Om Stratigo Sports Business

Stratigo Sports Business hjälper idrottsorganisationer med Digital strategi & utveckling, Kommersiell tillväxt, Datadriven marknadsföring och Analys, data & AI. Nyfiken på hur AI kan bli en naturlig del av vardagen i er verksamhet? Hör av dig till Johan Sonesson på johan.sonesson@stratigosportsbusiness.com